De zorgvolmacht voor de ondernemer: waardevol, maar geen sluitende garantie

Wanneer een ondernemer nadenkt over de bescherming van zijn onderneming bij een onverwachte wilsonbekwaamheid, wordt steeds vaker de zorgvolmacht als instrument naar voren geschoven. Een zorgvolmacht laat toe om op voorhand een vertrouwenspersoon aan te stellen die het vermogen kan beheren en handelingen kan stellen wanneer de lastgever zelf niet meer in staat is om zijn wil uit te drukken. Toch rijst de vraag in welke mate een zorgvolmacht daadwerkelijk de continuïteit van een onderneming kan waarborgen. De praktijk toont aan dat een zorgvolmacht zeker nuttig kan zijn bijvoorbeeld in het kader van successieplanning, maar dat haar toepassingsmogelijkheden binnen het vennootschapsrecht niet onbeperkt zijn.

Een grondige analyse van de situatie van de ondernemer is essentieel. Niet alleen moet worden nagegaan of de ondernemer bestuurder en/of aandeelhouder is, maar ook wat de statuten van de vennootschap bepalen en onder welk huwelijksvermogensstelsel de ondernemer valt. In sommige gevallen kunnen bestaande statuten of het geldende huwelijksvermogensrecht al belangrijke waarborgen bieden, waardoor aanvullende maatregelen overbodig zijn. In andere situaties kan een zorgvolmacht net het sluitstuk vormen om de continuïteit van de vennootschap te verzekeren, mits zij zorgvuldig wordt opgesteld en afgestemd op de concrete noden.

De werking van de zorgvolmacht in de vennootschapscontext

De zorgvolmacht biedt in principe een flexibele oplossing om vermogensrechtelijke en andere handelingen door een lasthebber te laten stellen wanneer de lastgever niet langer handelingsbekwaam is. In een ondernemingscontext kan zij onder meer voorzien in:

• het beheer van aandelen

• het uitoefenen van stemrechten op de algemene vergadering

• het vertegenwoordigen van de lastgever bij diverse vermogensrechtelijke transacties.

Voor een aandeelhouder in een besloten vennootschap (BV) kan de zorgvolmacht dus toelaten om belangrijke aandeelhoudersrechten, zoals het stemmen over benoemingen of statutenwijzigingen, verder te laten uitoefenen door een vertrouwenspersoon. Ook bij andere handelingen, zoals het intekenen op kapitaalverhogingen of het sluiten van aandeelhoudersovereenkomsten, kan de zorgvolmacht een nuttige rol spelen.

Toch zijn er duidelijke beperkingen. Zo kan een zorgvolmacht niet zonder meer worden gebruikt om bestuursbevoegdheden uit te oefenen. Het bestuursmandaat in een vennootschap heeft een uitgesproken intuïtu personae-karakter: dit houdt in dat bestuurders worden benoemd vanwege hun persoonlijke kwaliteiten en verantwoordelijkheden. Zij kunnen hun mandaat niet via een zorgvolmacht overdragen aan een derde. De benoeming van opvolgers moet daarom statutair voorzien worden of, indien nodig, via een benoeming door de algemene vergadering verlopen.

Twee strekkingen in de rechtsleer

In de rechtsleer vallen twee belangrijke stromingen te onderscheiden over de verhouding tussen de regels van het vennootschapsrecht en de werking van de zorgvolmacht.

Volgens een eerste strekking primeert het vennootschapsrecht als lex specialis boven de regeling van de zorgvolmacht. In deze visie moet men de beperkingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) strikt toepassen. Voor de naamloze vennootschap bepaalt artikel 7:142 WVV dat een volmacht slechts kan worden gegeven voor specifieke vergaderingen of voor vergaderingen die in een bepaalde periode plaatsvinden. Dit sluit volgens deze strekking uit dat een aandeelhouder zich via een algemene, permanente zorgvolmacht kan laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering. De bedoeling van de wetgever was immers om te vermijden dat de fundamentele vergaderrechten van aandeelhouders zouden worden uitgehold. Voor de besloten vennootschap en de coöperatieve vennootschap is de situatie anders: daar voorziet artikel 5:95 WVV in de mogelijkheid om, tenzij anders bepaald in de statuten, een ruime volmacht te verlenen, wat het gebruik van een zorgvolmacht vergemakkelijkt.

De tweede strekking verdedigt het standpunt dat de regeling over de zorgvolmacht zelf als lex specialis moet worden beschouwd, ook ten aanzien van het vennootschapsrecht. De ratio legis van de zorgvolmacht, namelijk het waarborgen van de bescherming en continuïteit van het vermogen van de wilsonbekwame persoon zonder tussenkomst van de rechter, moet volgens deze visie prevaleren. Als de werking van de zorgvolmacht in de context van een naamloze vennootschap volledig zou worden uitgesloten, zou dit het instrument zijn nuttige werking ontnemen, net in een rechtsvorm die gekenmerkt wordt door een brede en vaak onpersoonlijke aandeelhoudersbasis. Volgens deze opvatting moet men dus toelaten dat een houder van een zorgvolmacht namens een aandeelhouder optreedt, ook in een NV, zonder te vervallen in de beperkingen van artikel 7:142 WVV, zolang de zorgvolmacht herroepbaar blijft.

Het standpunt van het Adviescomité

Het Adviescomité inzake vennootschappen en verenigingen heeft zich op 17 mei 2024 uitgesproken in advies nr. 2024/001. Dit advies volgt de tweede strekking en bevestigt dat, op basis van de ratio legis en het ruime toepassingsgebied van de zorgvolmacht, moet worden aangenomen dat de zorgvolmacht als een lex specialis geldt ten opzichte van het WVV inzake de vertegenwoordiging van de aandeelhouder. De houder van een zorgvolmacht moet niet worden beschouwd als een gewone volmachtdrager die onderworpen is aan de beperkingen van het vennootschapsrecht, maar als een bijzondere buitengerechtelijke vertegenwoordiger, vergelijkbaar met een gerechtelijke of wettelijke vertegenwoordiger.
Het Comité verduidelijkt wel dat zijn advies enkel betrekking heeft op de verhouding tussen de vennootschap en de lasthebber, en zich niet uitspreekt over de interne verhouding tussen de lastgever en de lasthebber.

De rol van de vrederechter en andere overwegingen

Wanneer een zorgvolmacht ontbreekt of tekortschiet, komt de bevoegdheid van de vrederechter in beeld. In geval van wilsonbekwaamheid kan de vrederechter een bewindvoerder aanstellen of ad hoc machtigingen verlenen voor specifieke handelingen. Hoewel dit administratief enigszins omslachtig kan lijken, zijn vrederechters in de praktijk vaak pragmatisch en streven zij ernaar om de belangen van de beschermde persoon zo goed mogelijk te vrijwaren. Zo kunnen zij snel optreden om bijvoorbeeld een stemrecht toe te kennen, een aandeelhoudersbeslissing te laten nemen of andere noodzakelijke handelingen in het belang van de onderneming mogelijk te maken.

Weliswaar brengt een gerechtelijke procedure bijkomende kosten en formaliteiten mee, maar in bepaalde situaties biedt het optreden van de vrederechter een noodzakelijke en gepaste bescherming, vooral wanneer de bestaande documenten zoals statuten of zorgvolmachten geen volledige oplossing bieden.

De oprichting van een maatschap wordt soms als alternatief naar voren geschoven, om de continuïteit van een familievermogen te verzekeren zonder tussenkomst van de vrederechter. Ook hier moet men echter zorgvuldig en heel concreet te werk gaan, aangezien een maatschap zelf ook grondig uitgewerkte statuten vereist die verschillende pistes voorzien en een maatschap ook niet in elke situatie de beste oplossing biedt.

Totaalanalyse van de eigen situatie cruciaal

De zorgvolmacht vormt een waardevol instrument voor de bescherming van de belangen van de ondernemer, maar biedt geen alomvattende oplossing. Een zorgvolmacht kan het beheer van het vermogen en de uitoefening van aandeelhoudersrechten vlot regelen, vooral in besloten vennootschappen. Voor het bestuursmandaat blijven echter de beperkingen van het intuïtu personae-karakter onverminderd gelden.
Voor de ondernemer die van plan is binnenkort een zorgvolmacht te laten opstellen, of zijn statuten of aandeelhoudersovereenkomst wil laten herzien, is het nuttig deze tips in acht te nemen. 

Voor elke ondernemer is een voorafgaande en degelijke analyse van de statuten, de ondernemingsstructuur en de persoonlijke situatie essentieel en kan uit die analyse evengoed blijken dat er reeds heel wat situaties ingedekt zijn, waardoor sommige bezorgdheden mogelijk al kunnen worden weggenomen. Niet elke ondernemer hoeft dus halsoverkop aanpassingen door te voeren, maar het is wel aangewezen zich bewust te zijn van uw persoonlijke situatie en de mogelijke risico’s die zich in de toekomst kunnen voordoen.