Het UBO-register: Een nieuwe maatregel tegen witwassen en financiering van terrorisme

Europa (en dus ook België) voert de strijd tegen witwassen en financiering van terrorisme op. De Belgische wetgever introduceerde reeds op 18 september 2017 een nieuwe witwaswetgeving, wat een eerste aanzet gaf voor het UBO-register. De implementatie ervan nam echter wat meer tijd in beslag, maar zal nu eind oktober in werking treden.

Het Ultimate Beneficial Owner Register, hierna het UBO-register is het register van uiteindelijke begunstigden van (1) vennootschappen inclusief maatschappen, (2) (internationale) vzw’s en stichtingen en (3) trusts, fiducieën en daarmee vergelijkbare juridische entiteiten. Deze 3 categorieën zijn verplicht om de identiteitsgegevens van hun uiteindelijke begunstigden mee te delen aan de FOD Financiën.

Wie als uiteindelijke begunstigde wordt aangemerkt, is afhankelijk van de juridische constructie. Hier focussen we op de vennootschappen. Ten eerste zijn dit alle natuurlijke personen die 25% of meer van de stemrechten of aandelen in de vennootschap aanhouden. Ook alle natuurlijke personen die zeggenschap uitoefenen over de vennootschap via andere middelen worden aangemerkt. Denk maar aan het zaakvoerderschap, een aandeelhoudersovereenkomst… Als deze twee categorieën geen resultaat opleveren, dan worden alle natuurlijke personen die tot het hoger leidinggevend personeel behoren, beschouwd als uiteindelijke begunstigden.

Eens duidelijk is wie de uiteindelijke begunstigde is, dient de vennootschap een aantal gegevens van die persoon te registreren. Het gaat onder meer om de identiteitsgegevens zoals naam, adres, geboortedatum, rijksregisternummer, nationaliteit, enz.  maar ook om de omvang van het belang, uitgedrukt in percentages van aandelen of stemrechten. Ook moet er gecommuniceerd worden of het een rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde betreft. Indien dit onrechtstreeks is, bijvoorbeeld via een andere vennootschap, dan moeten ook de gegevens van deze tussenliggende constructie worden meegedeeld. Tot slot moet ook de datum, waarop deze persoon uiteindelijke begunstigde werd, worden doorgegeven.

Deze informatie in het UBO-register is toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten (de overheid) en de meldingsplichtige entiteiten in kader van cliëntenonderzoek, zoals accountants, notarissen... Verder heeft elke burger de mogelijkheid het UBO-register te raadplegen. Voor de burger is de toegang echter beperkt en dit dankzij de GDPR-wetgeving. Zo hebben burgers slechts toegang tot de familienaam, geboortemaand en -jaar, woonstaat, nationaliteit(en), aard en omvang van het gehouden belang. De voornaam, het rijksregisternummer en het adres van de uiteindelijk begunstigden worden niet prijsgegeven. Evenmin wordt het kapitaal of het vermogen dat de vennootschap weerspiegelt onthuld. Verder kan informatie over de uiteindelijke begunstigden van een vennootschap door burgers slechts worden opgevraagd indien men beschikt over de naam of het KBO-nummer van de onderneming.

Bij sommige maatschappen of vennootschappen wordt de (voor- en) familienaam gebruikt in hun naam en zijn de achterliggende gegevens dus gemakkelijk te traceren in het UBO register. U heeft nog even de tijd om een naamswijziging van uw vennootschap of maatschap te overwegen, op deze manier kan u de openbare gegevens wat minder toegankelijk maken voor nieuwsgierige buren.

Beperkte toegang aanvragen is eveneens mogelijk. Dit is onder meer mogelijk wanneer u als uiteindelijke begunstigde kan aantonen dat de toegang tot gegevens een risico vormt voor fraude, ontvoering en andere misdadige praktijen. Ook wanneer de uiteindelijke begunstigde minderjarig of wilsonbekwaam is, kan de toegang ontzegd worden.

Deze regeling treedt in werking op 31 oktober 2018, maar u krijgt tijd tot 31 maart 2019 om een eerste melding te doen. Inderdaad, een bijkomende administratieve rompslomp, iets wat vele bestuurders zullen denken.... Maar toch één die u best even ter harte neemt. Bestuurders die geen correcte of geen tijdige melding maken van de uiteindelijke begunstigden, riskeren een administratieve geldboete tussen de 250 euro en 50 000 euro of een strafrechtelijke boete van maximaal 40 000 euro.

Heeft u nog vragen over het UBO-register? Onze Strategica-experten helpen u graag verder.