Is uw UBO-register al voorzien van de verplichte bewijsstukken?

Belgische vennootschappen, vzw’s en stichtingen zijn verplicht hun uiteindelijke begunstigden te registreren in het UBO-register. Een recent Koninklijk Besluit van 23 september 2020 voert nu een bijkomende verplichting in, namelijk het toevoegen van bewijsdocumenten.

Bewijsstukken toevoegen is voortaan verplicht

Hoewel het reeds mogelijk was om documenten toe te voegen aan uw registratie in  het UBO register, was dit niet verplicht. Voortaan moet iedere informatieplichtige de gegevens in het UBO-register staven met bewijsstukken. Deze stukken moeten aantonen dat de registratie van de uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is. U bent dan ook verplicht deze informatie jaarlijks te bevestigen. Een éénmalige registratie volstaat dus niet.  

Het Koninklijk Besluit bepaalt echter niet welke documenten u dient toe te voegen. U bent hier dan ook geheel vrij in om te bepalen welke documenten u uploadt om aan de bewijsplicht te voldoen. Denk maar aan een kopie van het aandeelhoudersregister, een kopie van een aandeelhoudersovereenkomst, de statuten van de vennootschap, de oprichtingsakte of een schenkingsakte…

De bewijsstukken in het UBO-register zullen enkel zichtbaar zijn voor de bevoegde autoriteiten. Het brede publiek zal hier dus geen toegang tot hebben.

Meteen actie nodig?

Het Koninklijk Besluit trad in werking op 11 oktober 2020. Vennootschappen die vanaf deze datum hun uiteindelijke begunstigden registreren, moeten meteen de nodige bewijsdocumenten voorzien.

Vennootschappen die reeds de UBO-registratie in orde brachten vóór 11 oktober 2020, kregen nog tijd tot 30 april 2021 om de nodige bewijsdocumenten toe te voegen. Recent werd echter beslist om de uiterste datum voor het uploaden van bewijsstukken te verlengen tot 31 augustus 2021.

Om deze verplichting wat kracht bij te zetten, werd een sanctie bij niet-naleving ingevoerd. Wie deze verplichting niet naleeft, riskeert vanaf 1 september 2021 een administratieve boete van € 250 tot € 50.000.  Het loont dus zeker de moeite om dit tijdig in orde te brengen.

Heeft u nog vragen over dit onderwerp of wenst u meer informatie over wat Strategica op vlak van fiscale optimalisatie en financiële planning voor u als ondernemer kan betekenen, neem vrijblijvend contact op.